Как проводить мероприятия онлайн?

92

Event-индустрия – одна из сфер, на которую пандемия повлияла больше всего. Запрет на проведение массовых мероприятий, самоизоляция и социальная дистанция заставили организаторов ивентов резко менять правила игры и привыкать к новой реальности. Можно ли перевести все мероприятия в онлайн, как это сделать и есть ли на это спрос? На эти и другие вопросы отвечает Анастасия Артюк – основатель агентства событий Event Kitchen, проектный менеджер, ивент-продюсер.

–Легко ли было адаптироваться и перевести мероприятия в онлайн? Был ли опыт онлайн ивентов до этого? –Я занимаюсь организацией мероприятий больше 5 лет и за это время у меня были только офлайн мероприятия. Я всегда считала, что ивенту не место в экранах. Но когда в марте мы все оказались на самоизоляции, я поверила в эту «новую реальность». Сейчас я понимаю, что онлайн-мероприятия – это наше будущее. И если онлайн-конференции, форумы, вебинары – для нас довольно понятная история, то «челлендж» - это именно для HR-направления.

–Как готовится онлайн-мероприятие? Сколько времени необходимо на подготовку? –Онлайн-мероприятие можно условно разделить на 2 вида: когда зрители могут только смотреть и общаться в чате и когда зрители могут становиться участниками и тоже быть в прямом эфире. В обоих случаях на подготовку лучше заложить время до 1 месяца. Что потребуется сделать:

  • расписать подробную концепцию;
  • купить онлайн-площадку для проведения мероприятия;
  • сделать лендинг для информации о мероприятии с регистрацией для сотрудников;
  • найти хорошую команду технических специалистов;
  • выделить координаторов на онлайн-комнаты, чаты, режиссера, который проследит за качеством картинки, и чтобы все было по сценарию;
  • организовать студию-площадку, где будет находится команда техников, организаторов, ведущий Обязательно оставляйте время на проведение ликбеза для сотрудников по онлайн мероприятию. Бюджет онлайн проекта зависит от количества людей, активностей… Но онлайн всегда дешевле, чем очное мероприятие за счет исключения питания, трансфера, аренды помещения, множества артистов и крупной техники;
  • провести ликбез для сотрудников по взаимодействию с онлайн-площадкой.

К слову! Бюджет онлайн-проекта зависит от количества людей, активностей и т.д. Но онлайн всегда дешевле, чем очное мероприятие за счет исключения питания, трансфера, аренды помещения, множества артистов и крупной техники.

–Какие диджитал инструменты используете для продвижения услуги и самих мероприятий? Что работает для вас лучше всего? –Для привлечения аудитории на онлайн-мероприятия (не только на корпоративы) можно использовать социальные сети и рекламу в них, рассылки по целевым аудиториям, создание лендинга с подробной информацией, страницы для регистрации на мероприятие, с которой будет перед самим мероприятием приходить рассылка с напоминанием и ссылкой на событие.

–Остался ли большой спрос на онлайн ивенты после открытия офлайна? Планируются ли новогодние онлайн копроративы и как они проходят? –Ивент-индустрию ждут изменения, под которые стоит подстраиваться. Для меня и моей команды онлайн – это не только способ сокращать расстояния и время, но еще и экономить средства клиентов. Онлайн-корпоратив – решение для нового поколения постмодерна… Решение для людей, которые хотят совмещать личную жизнь, собственные интересы и любимую работу. Наша задача – предлагать решения для таких команд и радоваться их развитию вместе. Очный корпоратив – понятно и привычно. Там сотрудники обмениваются информацией, эмоциями. В корпоратив можно внедрить новые идеи компании, отследить важные моменты во взаимодействии команд… Но как это сделать онлайн, когда люди и так вечно «в коннекте»? Здесь можно увидеть основные страхи=цели HRD:

  • привлечь сотрудников, чтобы на мероприятие пришло хотя бы 80% команды
  • удержать внимание сотрудников, чтобы они не отвлекались на бытовые дела, чтобы они не отключились в процессе
  • сплотить, рассказать новую важную информацию, подвести итоги, наградить

Как это реализовать?

  1. Темпоритм в ивентах, чтобы не потерять внимание аудитории! Начать мероприятие с чего-то яркого и веселого, разделить по временным блокам этапы «скучных» моментов на которых можно потерять часть аудитории, стараться создавать виртуальные «комнаты», в которых совмещать людей из разных отделов
  2. Отдых от экранов! Отличный пример баланса - онлайн-мастер-классы.
  3. Общий финал мероприятия: подвести итоги, все поделятся впечатлениями. Кульминацией может стать флешмоб, общая фотография, гимн от нескольких сотрудников или видео, которое вы подготовили для команды.

Если вы занимаетесь подготовкой онлайн-мероприятий, напишите нам! Мы поможем с продюсированием и продвижением вашего события.

art_blog-min.jpg

12.11.2020
НаверхНаверх
Обратная связь

Обратная связь

Нажимая кнопку "Отправить", вы соглашаетесь с пользовательским соглашением